MATERI TENTANG PROSEDUR OPERASI STANDAR

BAB I

PROSEDUR OPERASI STANDAR

A.      Pengertian Prosedur dan Prosedur Operasi Standar

       Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau diesekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama.

        Prosedur operasi standar juga dapat diartikan sebagai serangkaian intruksi kerja tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana, dan kapan harus dilakukan,dimana, dan oleh siapa dilakukan.

B.       Simbol-Simbol Prosedur Operasi Standar

1.      Lingkaran besar untuk kegiatan operasi (operation/handling).

Contoh            : memaku, mengebor, mengetik, dll.

2.      Blok panah untuk kegiatan pemindahan (transportation/move).

Contoh            : memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane,dll.

3.      Segi empat untuk kegiatan pemeriksaan (inspection).

Contoh            : menguji kualitas material, membaca skala pengukuran tekanan, dll.

4.      Segitiga terbalik untuk penyimpanan (storage).

Contoh            : penyimpanan surat-surat, dll.

5.      Huruf D besar untuk kejadian menunggu (delay).

Contoh            : menunggu elevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dll.

6.      Terminator untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses.

Contoh            : ‘start’; ‘end’; dll.

7.      Process untuk menunjukkan sebuah langkah proses atau operasi.

8.      Connector untuk tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.

9.      Decision untuk menunjukkan sebuah langkah pengambilan keputusan.

10.  Sub process untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih rinci.

11.  Document untuk menunjukkan process atau keberadaan dokumen.

12.  Input/output untuk menunjukkan data yang menjadi input atau output proses.

13.  Connector (on-page) untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis.

14.  Off-page untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda.

C.      Jenis-Jenis SOP (Standar Operating Procedure)

SOP yang berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin dapat dibagi menjadi beberapa jenis seperti berikut:

1.      SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Teknis dan SOP Administratif.

a.       SOP Teknis

SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.

b.      SOP Administratif

SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.

2.      SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Makro dan SOP Mikro.

a.    SOP Makro

SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.

Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.

b.    SOP Mikro

SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.

3.      SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu SOP Final dan SOP parsial.

a.    SOP Final

SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

b.      SOP Parsial

SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama

D.      Prinsip prinsip penyusunan prosedur operasi standar

         Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik adalah SOP yang dapat dengan mudah dipahami dan dijalankan. SOP yang mudah dipahami dan dijalankan tentunya akan memudahkan semua pegawai mengerjakannya, sebaliknya SOP yang sulit malah akan membuat pegawai mengalami kesulitan pula. Untuk membuat SOP yang baik hendaknya suatu perusahaan merujuk pada prinsip-prinsip berikut ini:

1.      Prinsip Kemudahan dan Kejelasan. Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan mudah dapat dipahami dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai baru tanpa mengalami kendala dalam pelaksanaan tugasnya.

2.      Prinsip Efisiensi dan Efektivitas. Prinsip ini menerapkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip ini mutlak harus menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja. Diharapkan prinsip ini membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.

3.      Prinsip Perhatian dan Keselarasan. Prinsip ini bertujuan untuk menyelaraskan prosedur-prosedur yang berkaitan satu dengan lainnya.

4.      Prinsip Keterukuran. Prinsip ini menjadi sangat penting dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur yang terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

5.      Prinsip Dinamis. Prinsip dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada dapat dengan mudah disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.

6.      Prinsip Berorientasi pada Konsumen. Prosedur-prosedur yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna.

7.       Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum. Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku, serta untuk memperoleh kepastian hukum agar dapat ditaati oleh pegawai dan melindungi pegawai jika terjadi tuntutan hukum. 

E.       Tekhnik penyusunan SOP

1.      Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.

2.      Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.

3.      Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan organisasi.

4.      SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

5.      SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.

6.      SOP tidak terlalu rinci.

7.      SOP dibuat sesederhana mungkin.

8.      SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.

9.      SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

BAB II

PENGELOLAAN WAKTU SECARA PRODUKTIF

A.      Pengertian Pengelolaan Waktu Secara Produktif

        Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang harus dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan manajemen waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada.

B.       Tujuan Pengelolaan Waktu Secara Produktif

        Adapun tujuan pengelolaan waktu adalah sebagai berikut:

1.       Membantu kita untuk berkerja lebih efektif dengan skala prioritas.

2.       Menjauhkan kita dari stress kita dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat    waktunya

3.       Membuat kita lebih produktif (dapat menghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan).

C.      Prinsip Manajemen Waktu

Berikut ini prinsip dasar manajemen waktu yang penting diperhatikan, yaitu:

1.       Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas.

2.       Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas yang lain.

3.       Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait.

D.      Menentukan Urutan Prioritas

         Menentukan urutan prioritas perlu dilakukan dalam kehidupan sehari-hari. Sementara waktu yang kita miliki sangat terbatas, tidak ada jalan lain selain membuat skala prioritas, yaitu melaksanakan pekerjaan dan tugas-tugas berdasarkan urutan kepentingannya. Orang-orang yang berhasil adalah orang-orang yang bisa mengorganisir diri mewujudkan cita-citanya dalam alokasi waktu yang ada. Ada beberapa kegiatan yang perlu diperhatikan dalam menentukan urutan prioritas, yaitu:

1.      Prioritas Kegiatan

       Setiap hari kita melakukan berbagai kegiatan, baik yang berkaitan dengan pekerjaan, sekolah, keluarga, sosial, dan juga pribadi. Kegiatan-kegiatan ada yang berjangka panjang, berjangka pendek, rutin, dan ada pula yang mendesak/darurat. Untuk kegiatan-kegiatan rutin dan berjangka tentunya sudah bisa direncanakan, dan dideteksi mana yang menjadi prioritas utama, disusul dengan prioritas-prioritas berikutnya, karena umumnya berkaitan dengan rencana pencapaian tujuan dalam hidup. Namun kegiatan-kegiatan darurat yang muncul di luar rencana pun sering datang tanpa diduga dan mengacaukan pengelolaan waktu yang telah diatur. Berikut ini adalah pengelompokkan kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan dan waktu pelaksanaannya:

a.    Kelompok 1: Kegiatan Penting Mendesak

Kegiatan yang termasuk dalam kelompok ini adalah kegiatan penting yang harus segera dilakukan, tidak bisa ditunda pada lain waktu. Contohnya: mengantar keluarga yang kecelakaan ke rumah sakit. Kelompok ini terdapat kegiatan-kegiatan yang diakibatkan karena kebiasaan menunda-nunda pekerjaan. Ada juga kelompok orang-orang yang justru bisa bekerja di bawah tekanan, semangat dan idenya muncul justru pada saat terakhir. Namun banyak resiko yang mendadak muncul sebagai hambatan dan dapat mengakibatkan tugas tidak selesai, antara lain mendadak komputer error, data hilang, terkena virus atau sakit mendadak. Kebiasaan bekerja dalam kelompok ini, mengakibatkan stress, kelelahan, dan prestasi biasa-biasa saja.   

b.   Kelompok 2: Kegiatan Penting Tidak Mendesak

Kegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan-kegiatan penting yang dapat dilakukan secara bertahap, rutin, dan terjadwal sehingga apabila muncul kegiatan darurat, tidak akan terlalu mengganggu pencapaian target-target lainnya. Contoh: relaksasi, mengerjakan tugas lebih awal, olahraga terjadwal dan sebagainya. Orang-orang yang berada pada kelompok ini adalah orang-orang yang memiliki visi, mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan melakukan perencanaan dalam mencapai visinya, menetapkan prioritas, mengerjakan yang penting terlebih dahulu, dan menyelesaikan sisanya kemudian. Kesulitan memasuki kelompok ini adalah tetap komit, konsisten dan disiplin menjalani rencana kerjanya. Meskipun semua kegiatannya penting, namun jika TIDAK MENDESAK akibatnya godaan untuk menunda pekerjaan juga tinggi. Orang-orang yang berada dalam kelompok ini akan hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.

c.       Kelompok 3: Kegiatan Tidak Penting Mendesak

Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini adalah kegiatan-kegiatan tidak penting yang terpaksa dilakukan. Misalnya menerima dan menemani tamu, mengantar kakak, menemani teman, dan sebagainya. Umumnya kegiatan ini datang tanpa direncanakan dan sulit dihindari. Orang-orang yang berada dalam kelompok ini termasuk orang yang selalu berusaha membuat orang lain senang dan biasanya tidak memiliki sikap asertif, tidak memiliki kemampuan untuk mengatakan tidak, kurang memiliki kemampuan untuk menyampaikan pikiran, perasaan, dan keinginannya kepada orang lain, tanpa merugikan diri sendiri.

Bill Cosby mengatakan (dalam 7 Habits of Highly Efektif Teens) ‘Saya tidak tahu kunci sukses, tetapi kunci kegagalan adalah berusaha menyenangkan semua orang”.

Kelompok ini merupakan kelompok terburuk. Orang-orang yang berada dalam kelompok ini hidupnya kurang disiplin, prestasi rendah, tidak mempunyai tujuan hidup, bereputasi sebagai penyenang orang lain tetapi dianggap sebagai keset kaki.

d.      Kelompok 4: Kegiatan Tidak Penting Tidak Mendesak

Kegiatan dalam kelompok ini adalah kegiatan yang dilakukan secara berlebihan dan mengakibatkan tingkat kepentingannya rendah. Contohnya, menonton televisi dan tidur secara berlebihan. Orang yang hidup dalam kelompok ini berakibat malas dan tidak bertanggung jawab.

2.      Langkah-langkah Menyusun Prioritas

        Periksa kembali tujuan-tujuan besar dalam hidup Anda beserta target waktu pencapaiannya. Tujuan-tujuan besar mungkin membutuhkan waktu yang cukup lama, antara 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun ke depan. Pencapaian tujuan-tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan-tujuan kecil yang dikerjakan secara bertahap. Tuliskan apa saja yang akan di kerjakan dalam 1 minggu ke depan. Membuat Rencana Mingguan membantu Anda untuk fokus pada penyelesaian. Kegiatan-kegiatan Utama yang menunjang tujuan Anda, dan dengan sendirinya Anda akan mencapai lebih banyak.

3.      Faktor Penghambat Penetapan Prioritas

         Banyak hal yang dapat mengganggu terlaksananya kegiatan-kegiatan utama dalam proses pencapaian tujuan Anda. Beberapa hal yang perlu diwaspadai adalah:

a.       Zona nyaman serta zona berani

b.      Ketakutan menjadi penghambat

c.       Bangkit lagi ketika gagal

d.      Menaklukkan cobaan

e.       Tidak berani berkata TIDAK

E.       Evaluasi Penggunaan Waktu

         Kata evaluasi berasal dari bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (John M. Echols dan Hasan Shadily: 1983). Evaluasi adalah proses penilaian. Penilaian ini bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Saat sesuatu dievaluasi biasanya orang yang mengevaluasi mengambil keputusan tentang nilai atau manfaatnya. Waktu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997) adalah seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau berlangsung. Dalam hal ini, skala waktu merupakan interval antara dua buah keadaan/kejadian, atau bisa merupakan lama berlangsungnya suatu kejadian.  Jadi mengevaluasi waktu berarti kita akan mengevaluasi hal-hal yang telah dan kelak akan dilakukan.

         Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam evaluasi waktu dan cara memanfaatkan waktu dalam sehari-hari. Maka kita dapat mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri, antara lain:

1.      Berapa jam yang digunakan untuk melakukan perencanaan?

2.      Berapa jam yang dimanfaatkan untuk bekerja optimal?

3.      Berapa jam yang digunakan untuk membaca, memahami, dan berbagi atas suatu pengetahuan dan pengalaman (belajar)?

4.      Berapa jam yang dimanfaatkan untuk perjalanan menuju tempat bekerja dan pulang kembali ke rumah?

5.      Berapa jam yang digunakan untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai (sejenak)?

6.      Berapa jam yang dimanfaatkan untuk keluarga?

7.      Dan berapa jam yang digunakan untuk masyarakat sekitar (Personal Social Responsibility)?

BAB III

OTOMATISASI ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.      Pengertian Otomatisasi Perkantoran

        Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation, memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu 1) the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan 2) the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis). Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna 1) equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

        Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.

          Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian,  pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya. Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

         Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memnfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN). Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis.

B.       Tujuan Otomatisasi Perkantoran

         Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :

1.    Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.

2.    Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

3.    Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.

4.    Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi.

5.    Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien.

6.    Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

7.    Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

C.      Manfaat Otomatisasi Perkantoran

        Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor:

1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
3. Pemecahan masalah Kelompok/Tim.
4. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
5. Pelengkap–BukanPengganti.
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

7.      Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

8.      Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

D.      Dampak Otomatisasi Perkantoran

        Selain dampak pengurangan tenaga kerja di perkantoran itu sendiri, terdapat dampak lain di perusahaan yaitu sebagai berikut:

1.    Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan

Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya adalah pengurangan tenaga kerja akibat digantikan oleh penggunaan mesin komputer. Namun selain mengakibatkan pengurangan tenaga kerja, penggunaan teknologi komputer juga menciptakan lowongan tenaga kerja baru namun dalam jumlah yang sedikit dengan kemampuan IT yang mumpuni.

2.    Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena kepeluan kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran. Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

3.      Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

4.      Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.

BAB IV

PENERAPAN OTOMATISASI ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.  Pengguna Otomatisasi Kantor

          Para pengguna otomatisasi kantor pada umumnya adalah Manajer, orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan. Pengguna otomatisasi perkantoran meliputi :

1.      Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,    terutama sumber daya manusia.

2.      Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.

3.      Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

4.      Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan

B.  Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

1.      Pengolahan Kata (Word Processing).

2.      Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

3.      Voice Mail

4.      Transmisi faximile (Fax)

5.      Konferensi Audio (Audio Conference)

6.      Konfrensi Video (Video Conference)

7.      Konferensi Komputer (Computer Conference)

8.      Kalender Elektronik (electronic calendaring)

9.      Videoteks

10.  Image Storage & Retrieval

11.  Desktop Publishing

      

C.  Penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran

1.      Pengolahan Kata (Word Processing)

         Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word.

2.      Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

         Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.

3.      Voice Mail

          Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan  hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4.      Transmisi faximile (Fax)

          Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai channel, mengoperasikannya seperti mesin foto kopi.

5.      Konferensi Audio (Audio Conference)

           Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6.      Konfrensi Video (Video Conference)

          Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain pada saat konferensi berlangsung.

7.      Konferensi Komputer (Computer Conference)

         Penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

8.      Kalender Elektronik (electronic calendaring)

           Penggunaan jaringan komputer untuk memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Biasanya digunakan oleh manajer atau sekretaris. Aplikasi ini hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

9.      Videoteks

          Penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10.  Image Storage & Retrieval

          Digunakan oleh perusahaan yang mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11.  Desktop Publishing

           Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser. Aplikasi Dekstop Publishing :

a.       Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan internal perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.

b.      Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.

c.       Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.

d.      Sistem Otomatisasi Kantor

e.       Sistem Komunikasi Elektronik merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Contoh : e-mail, voice mail, facsimile.

f.       Sistem Kolaborasi Elektronik adalah suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh : Audio Conference, Video Conference,  Computer Conference.

g.      Sistem Publikasi dan Pengolahan Imej Elektronik : penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Contoh : desktop publishing, elektonik document management, presentasi grafik dan multimedia presentation.